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Trelloをチームで使っていいなと感じたこと

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最近タスクを管理するツールを探したことがある人は、
このツールの名前を何度か聞いたことがあるかもしれない。

Trello


最初に、いろいろとTrelloについてまとめている記事がたくさんあるので、
Trello関連記事まとめをつくっておく。


Trelloで軽快にタスク管理 | キャスレーコンサルティング 技術ブログ 2013/11/6


ビジュアル思考派にとって画期的なタスク管理ツール『Trello』 | ライフハッカー[日本版] 2015/2/26


カードを整理する感覚でToDoリストやメモ帳、複数人でのタスク管理までこなせてしまう「Trello」 - GIGAZINE 2014/4/2

 

軽快なタスク管理ツールTrelloを使おう | Developers.IO 2012/11/8


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プロジェクト単位で何にでも使える!CloudMagic連携可能、最強に使いやすいタスク/ToDo管理アプリ : Trello - Organize Anything | オクトバ 2014/7/26


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小規模開発のためのタスク管理 「Trello」を上手に使うための 3つのくふう 2015/2/4

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とまぁ要するにたくさんの人がレビューをしてくれているわけです。
そんな中、実際に業務として自分も使ってみたところなので、
御多分にもれず、私もレビューができればと思っている。


Trelloをチームで使っていいなと感じたこと

まずは、何につけても、自分がどのようにTrelloを使用しているかを説明する。
■チーム特性
 ・社員2名(うち1名マネージャー)
 ・アルバイト5名(アルバイトの中でもベテランクラスが5名中2名)

■活用しているリスト名
・Info
・【Tasks】
・【Today】
・【みんながDoneする場所】
・【期限内Done(ここに移動できるのは社員限)】
・【事前相談なし期限超えDone(ここに移動できるのは社員限)
・●●(名前)タスクぶち込み×人数分

■リストの使い方
・Info
 ・いわゆる告知掲示板。メンバーにチーム運営上伝えておきたいことを
  ストック的に蓄積するのが狙い(Trello導入前はチャットワークを使ってて、
     情報がフロー的に流れていくのが課題だった。)
・【Tasks】
 ・チームとして明示的になっているTask。
  メンバーは、●●(名前)タスクぶち込み というリストに自分のTaskになりそうな
  ものを自由に蓄積できたり、社員が追加したりできるが、ぶち込みリストは
  あくまでアンオフィシャルなタスク。【Tasks】に移行して初めて、
  ちゃんとやらないといけないタスクになる。
・【Today】
 ・ここは、普通だとDoingなんかになるはずだが、Today、ということで、
  今日しないといけないものに限定した。
 ・理由は、TasksとDoingはあまり明確な定義分けが結果的にできずごちゃごちゃ
  する印象があり、Todayとすると、結果的に、今日やれたかどうかにフォーカス
  して管理ができるので、この方が気持ちよかったため
・【みんながDoneする場所】
 ・アルバイトの人も含め、みんなが、Doneしたら、このリストにカードを移す。
 ・社員がその内容を確認した上で、本当にDoneと言えるかをチェックするように
    している。これによって、一定の品質を保つ狙いがある。
 ・また、メンバーへは期限通り、納期通りにタスクを終えることができたかどうか
  しっかりみてもらいたい意図もあり、社員は、次のリストにみんなのカードを
  最終的に移行することになる
・【期限内Done(ここに移動できるのは社員限)】
 ・読んで字のごとく。社員が、メンバーがちゃんと納期をまもってくれたものを
  こちらのリストに移動させる。
・【事前相談なし期限超えDone(ここに移動できるのは社員限)
 ・事前相談なく期限を超えた上でDoneしたものはこちらに社員が移行させる。
 ・タスクの納期遵守率というものをチームの中でKPIとしてもっており、
  それを測るための運用でもある。
・●●(人名)タスクぶち込み
 ・↑のTasksに書いた通り
 ・そして、リストで人名が横にずらっと並ぶのだが、そうすると誰に何を頼もうと
  しているのかという思考のトリガーになってくれたり、誰が何に着手しようと
  してくれているのかということがお互いにパッと目に入る。
  (これが業務上かなりプラスに働いている。)

このような使い方をしている上で、いいなと感じていることを下記に列挙する。


いいこと1:●●(人名)タスクぶち込み が便利。メンバーの業務を見渡せる。

これが10名以上の人数になってくると事情が少し変わってくるのかもしれないが、
誰がどんなタスクを抱えているのか、抱えないといけないのかをそれぞれカードを
見ると、直感的に分かるようになってくる。これはとても便利。
「そうそう!そのタスク!大事だわっ」というものについては、社員側から、
ラベルを使って優先度が高いことを明示して、期限もつけさせてもらう。
その上で、【Tasks】に移行させてもらったりする。
これによって、メンバーに、抱えているタスクの中で何が重要で優先度が高いのかを
示すことができる。コメントをいれることもできるので、なぜそれが優先順位が
高いのかを説明することもできる。カードを介してコミュニケーションをとれる
Trelloならではのメリットと言える。

また、それぞれのぶち込みリストのボリュームを見ると、一人ひとりがどれだけ
やることを見通すことができているのかもひと目で分かることになる。
やることが見えている人のぶち込みリストはカードが多い。だが、経験が浅かったり
やることがしっかりわかっていないのかなと思える人のところはカードが少ない。
これも直感的に分かる。

 

いいこと2:Activityを見ると、積極的にTrelloを使っている人、そうじゃない人が
ひと目でわかる。

当然、全員が均質にTrelloを使い込んでくれればいいのだが、
そうとも限らない。そんな時はActivityを見れば、誰が活発にTrelloを更新しているか
すぐに分かる。そんな時は、使っていない人をピンポイントでつっつけばいい。


いいこと3:期限が切れそうかどうかがひと目でわかるし、期限が近いタスクを
誰がどれだけ持っているかもひと目でわかる。

期限が切れそうになると、期限マークのところが黄色くなり、しまいには赤くなる。
このおかげで、期限が切れそうだけど、未完了のカードが視覚的にわかるように
なった。これによって、誰のどのタスクに対してサポート、ヘルプをしたらいいのか
が直感的に分かるようになった。


まだまだ、いいことはたくさんありそうな気がするのだが、今はっきりといいこと
といえるのは上記3点。今後他にも見いだせれば追加していく。

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